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 ビジネススキル分野一覧 > 業務を見える化・標準化する事務マニュアル作成の進め方と活用の仕方

 

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(事業活動総合案内 No.118)

業務を見える化・標準化する

事務マニュアル作成の進め方と活用の仕方

スケジュール等

開催日 2024年11月21日(木) 10:00~17:00
会場 九州生産性本部セミナー室
福岡市中央区渡辺通2-1-82 電気ビル共創館6階
講師

株式会社ビジネスプラスサポート
人財育成プロデューサー

森田 圭美 氏

対象者

業務改善に携わる現場リーダー

中堅社員、若手社員
事務職、業務改善に関心のある方

参加費(税込)
1名につき
賛助会員企業 28,600円
未会員企業  40,700 円
会場設定・定員 グループ形式・48名
詳細案内 パンフレット(PDF)


ご案内

マニュアル作成のメリットとは・・・
業務の見える化・標準化で組織力強化につながります!
◎業務の全体像をメンバー全員が把握し、業務改善の視点を身に付けることができる
◎担当者がいつ変わってもスムーズな引き継ぎが実現し、その業務を滞りなく遂行できる
◎業務の見直し効果による生産性の向上・残業削減が期待できる

◎既存のマニュアルの更新・見直しにより“使える”マニュアルになる!

 
時間不足、スキル不足で作成が後回しになりがちな事務マニュアル。雇用の流動化が進む中、「勘、経験、度胸」の解決法だけでは,業務品質の維持・向上はますます困難になってしまいます。また業務が属人化したままだと、業務の引き継ぎに時間がかかり、ノウハウが途切れる、業務効率が悪化するなどの問題が発生します。
 本セミナーでは、「マニュアル作成の目的」を理解したうえで、明日からの着手に向けたマニュアル作成のステップとポイント、スケジュールの立て方、周りの巻き込み方演習やグループワーク、講師によるデモンストレーションを交え具体的に解説します。
「どこから着手すればいいか分からない」現場リーダーの悩みを解消する実践型のセミナーです。

講座内容

1.マニュアル作成は組織の財産

(1)マニュアル作成の4ステップ
(2)引継ぎだけじゃないマニュアルの3つの効果
(3)マニュアルは「やるべき基準」を明らかにする
(4)業務マニュアルのさまざまな形態

   ・手順書/チェックリスト/フローチャート/Q&A

(5)マニュアル作成の現状&目的は?【グループワーク】
2.『俯瞰』でマニュアルの効果を高める【Step1】
(1)マニュアル作成を「5W1H」で企画する
(2)ターゲットユーザーの視点に立つ
(3)周囲を巻きこんで作成するには? 【グループワーク】
(4)マニュアル作成の流れと時間の創出
3.『見える化』で業務を磨く【Step2】
(1)ツリーで業務を見える化・すり合わせする 【個人ワーク】
(2)「なぜ・いつ・誰」で棚卸し 
(3)マニュアル作成の優先順位を決める【個人ワーク】

(4)思い出しながら作らない ~業務ステップの見える化~

(5)マニュアル作成を通した「業務改革」 ~改善の8原則~
4.『作成の標準化』で属人化を防ぐ【Step3】
 ●講師によるデモンストレーションを行います●
(1)読みやすさのポイントを「見える化」する 【グループワーク】
(2)表現を揃えて「作る」「読む」負担を減らす
   ・マニュアル文章を分かりやすく! 【個人ワーク】
(3)パソコンスキルに頼らないマニュアル作成
   ・目次と見出しが使いやすさの決め手

   ・スクショ・画像を高速かつ効果的に取り込む
5.『使って育てる』でマニュアルを活かす【Step4】
(1)マニュアル作成のマニュアルを作る
(2)一覧管理でマニュアルを埋蔵しない
(3)見直し・更新のルーティーンを決めておく

   ・更新履歴でマニュアルを育てる
6.個々のチカラを組織のチカラに
(1)段取りが人と組織に余裕を生む
(2)安定したアウトプットが顧客満足をもたらす
(3)仕事の属人化からチーム力の向上へ 【グループワーク】
(4)マニュアル作成に向けたアクション


*【参考資料】Wordテンプレートを使ったマニュアル作成*

講師紹介

株式会社ビジネスプラスサポート

人財育成プロデューサー

森田 圭美 氏


大学卒業後、大学講師秘書・学会事務を経て、人材教育企業に勤務。
IT(Microsoft製品のオフィシャルトレーナー)分野から講師業をスタートし、「わかりやすい、すぐ使える」インストラクション技術を習得。マニュアル作成支援、事務/IT業務改善を主軸に、コミュニケーション/チーム活性化と多面的に組織のヒューマンパワーの活性をサポートしている。
組織変革プロセスファシリテーター、ITコーディネーター


【著 書】

本当に使える業務マニュアル作成のルール/同文舘出版

在宅勤務にも活用できる!今さら聞けないパソコン仕事の効率アップ50/同文舘出版

申込にあたり確認事項 

■参加枠のご予約について


参加者が確定していない場合は、確実に参加いただけるよう参加枠の予約を受け付けております。

参加枠予約の有効期間は、開催4週間前までとなっておりますので、それまでに正式申込手続きをお願いします。


■参加者変更を希望される場合


お申し込み後に参加者を変更される場合は、お電話にてご連絡ください。

当方にて申込データを修正いたしますので、再度お申込確定メールに記載の参加証URLを開いていただければ修正された参加証を入手いただけます。


■キャンセルを希望される場合


開催日10日前までは、お申込み確定メールに記載のURLよりWEB上でキャンセル処理が可能です。

開催日10日以内のキャンセルにつきましては、お電話でのみ受け付けます。


なお、お客様のご都合により研修・セミナーお申し込み後にキャンセルされる場合には、以下のキャンセル料を申し受けます。ご返金が発生した際には、払込手数料を差し引いてご返金いたします。
〈キャンセル料〉

(1)開催日前日12:00まで … なし
(2)開催日前日12:00~17:30 … 受講料の50%
(3)開催日前日17:30以降~当日 … 受講料の100%

 ※前日が土日祝日にあたる場合は、その前営業日が前日となります。

 ※営業時間(9:00~17:30)以降のご連絡は、翌営業日とみなします。


■中止・延期について


講師の急病や天災・人災などの災害といった不可抗力により、止むを得ずセミナーを中止・延期する場合がございます。その際は、ホームページにてご案内するとともに、セミナー申込連絡担当者の方へ電話もしくはメールにてご連絡いたします。なお、中止の場合、受講料は返金いたしますが、それ以外の補償は行いません。


■受講料のお支払いについて


原則として、開催前日までにお振込みにてお支払いください。


■同業の方のご参加、プログラムの転用はご遠慮ください。

申込要領

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      ※ご不明な点がありましたら、Q&Aを参照いただくか、電話にてお問合せください。

お問い合せ先

公益財団法人 九州生産性本部 (担当:松尾)

福岡市中央区渡辺通2丁目1-82 電気ビル共創館6階
TEL 092-771-6481
FAX 092-771-6490
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〒810-0004 福岡市中央区渡辺通2-1-82 電気ビル共創館6階
Phone : 092-771-6481 FAX : 092-771-6490 E-mail : support@qpc.or.jp

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